Всё большее количество мероприятий проходит в формате видеоконференций. Деловые встречи, совещания, онлайн-лекции, консультации, судебные заседания предусматривают дистанционное участие сторон. Эффективность встреч и совещаний напрямую зависит от оборудования, и неправильный выбор техники для видеоконференций может помешать работе и снизить продуктивность.
Виды конференц-залов, форматы встреч
Конференц-зал — помещение, оборудованное для проведения различных мероприятий. Их организуют в офисах, бизнес-центрах, отелях. Размер выбирают с учётом масштаба мероприятия, количества участников, важна оптимизация конференц-залов под аудиторию.
Виды конференц-залов по размеру:
- переговорная — проведение встреч и переговоров, рассчитана на 2–6 человек;
- малые конференц-залы — деловые встречи, тренинги, переговоры, небольшие семинары, 15–20 человек;
- средние конференц-залы — учебные семинары, корпоративные тренинги, 20–50 человек;
- большие конференц-залы — симпозиумы, конференции, выставки, помещение вмещает до нескольких сотен человек.
Широко распространены видеоконференции с удалёнными участниками. Их проводят в формате персональной беседы — видеозвонка между двумя и более участниками. Групповая встреча предусматривает любое количество участников, применяется для организации деловых встреч, совещаний, совместной работы над проектами, вебинаров и выступлений.
Важно правильно выбрать оборудование и технологии для офисных совещаний, чтобы обеспечить качественное отображение звука, визуальной информации для всех участников. Для проведения обычной беседы достаточно установить приложение на смартфон, онлайн-форум с большим количеством участников потребует профессиональной аппаратуры.
Основные категории оборудования для конференц-зала
Перед тем, как обустроить переговорную, необходимо определиться с назначением помещения — количеством участников, типом мероприятий. Перечень оборудования включает:
- Видеооборудование. Дисплей — это высокое разрешение, отличное качество изображения, реалистичность, детализация. Интерактивные дисплеи могут интегрировать функции дополненной и виртуальной реальности. Видеостены воспроизводят изображения из различных источников, проекторы показывают динамические и статические сюжеты, некоторые модели работают в 3D режиме. Камерами оснащают небольшие переговорные.
- Аудиооборудование. Чтобы участники конференции хорошо слышали друг друга, необходима качественная система звукового сопровождения. До небольшого помещения достаточно спикерфона со встроенным динамиком и микрофоном. Для просторного зала понадобятся микрофоны и широкополосные динамики. Их размещают на стенах или монтируют в потолок. Узконаправленные микрофоны используют при проведении вебинара, широконаправленные — масштабного мероприятия. Чтобы настроить звук, нужно использовать оборудование для эхо- и шумоподавления.
- Системы управления. Управлять видеоконференцией можно с использованием пультов, планшетов, программного обеспечения. Онлайн-платформы обеспечивают качественные видео и звук, совместную работу, безопасность, масштабируемость, интеграцию видеоконференций и техники.
- Подключение устройств. Чтобы подключить ноутбук в рамках концепции BYOD, применяют беспроводные презентационные системы. Контент с личных устройств можно передать на большой экран по беспроводной связи.
- Совместимость с видеоплатформами. Существует несколько платформ для видеоконференций: Zoom, Microsoft Teams, Webex by Cisco, RingCentral Video, MyMeet. При выборе необходимо протестировать несколько вариантов.
- Для оборудования конференц-зала понадобится сетевое оборудование: коммутационные кабели, Wi-Fi, VLAN, QoS для обеспечения взаимодействия между участниками.
При проведении мероприятия большое значение уделяет информационной безопасности, повышают звукоизоляцию помещения, принимают меры по исключению возможности считывания речевой и визуальной информации.
Ключевые факторы при выборе оборудования
При выборе оборудования учитывают особенности помещения, формат мероприятия, требования к звучанию и отображению видео, качество интернет-связи.
Как выбрать оборудование для переговорной, что нужно учитывать:
- размер зала и число участников;
- тип встреч — презентации, видеоконференции, лекции;
- уровень автоматизации и интеграции с другими системами;
- бюджет и соотношение цена/качество;
- масштабируемость и возможность модернизации в будущем.
Анализ этой информации поможет избежать ошибок при выборе оборудования. Недооценка мощности звукового оборудования приводит к слабому звуку, искажению сигнала. Необходимо закладывать запас мощности. Если неправильно установить колонки, в зале будет неравномерный звук. Нельзя игнорировать направленность колонок, звук не должен быть направлен в потолок или в спину слушателям.
При выборе проектора нужно учитывать размеры помещения, освещённость, проекционное соотношение. Желательно приобретать единую экосистему, чтобы не возникли проблемы с интеграцией. Затрудняют проведение мероприятий отсутствие удобного интерфейса, невозможность подключения личных устройств участников.
ИТ-аутсорсинговая компания SkyDynamics занимается установкой видеоконференцсвязи в Новосибирске и по всей Новосибирской области. Оставьте заявку на сайте, мы проведём аудит инфраструктуры, разработаем техническое задание с учётом корпоративных требований.
Примеры решений от SkyDynamics:
- индивидуальный подбор оборудования под формат и аудиторию;
- комплексный подход = проектирование + поставка + установка + настройка;
- включение сопутствующих услуг — IT-аудит, настройка сети, интеграция с видеосвязью.
Подберём оборудование, доставим, установим в согласованные сроки. Предлагаем сервисное обслуживание и гарантийную поддержку. Правильный выбор оборудования повышает продуктивность встреч и снижает риски сбоев.
